Ennen tärkeää palaveria näyttö on usein täynnä avoimia välilehtiä, viestejä ja ohjelmia, jotka liittyvät aivan muihin asioihin kuin siihen, mitä palaverissa on tarkoitus käsitellä. Kun huomio herpaantuu edes hetkeksi johonkin sivuun ikkunan laidalla, keskittyminen itse asiaan katkeaa. Turhien välilehtien ja ohjelmien sulkeminen ennen palaverin alkua voi tuntua pieneltä teolta, mutta sen vaikutus näkyy koko kokouksen ajan.
Selkeä näyttö auttaa myös silloin, kun omaa ruutua jaetaan muille osallistujille. Kukaan ei halua, että keskeneräiset viestit tai henkilökohtaiset muistiinpanot näkyvät vahingossa muille, kun ikkunoita vaihdetaan kesken esityksen. Muutama minuutti valmistautumiseen ennen palaveria voi säästää monta hankalaa hetkeä sen aikana.
Selkeä pöytä, selkeä mieli
Kun näytöllä näkyy vain se, mitä juuri nyt tarvitaan, ajatuksetkin pysyvät helpommin aiheessa. Ylimääräiset ikkunat toimivat huomaamattomina houkutuksina, jotka vetävät katsetta puoleensa aina kun keskustelussa tulee hiljainen hetki. Kun näitä houkutuksia ei ole näkyvissä, on helpompi keskittyä siihen, mitä muut sanovat.
Rutiinista voi tehdä osan omaa valmistautumista siinä missä muistiinpanojen tai asialistan tarkistamisesta. Muutaman sekunnin tarkistus juuri ennen kirjautumista palaveriin riittää usein sulkemaan turhat ohjelmat ja avaamaan vain ne, joita todella tarvitaan kokouksen aikana.
Samalla kannattaa sulkea myös puhelimen ilmoitukset niiksi minuuteiksi, jolloin palaveri on käynnissä, jotta huomio ei herpaannu kesken tärkeän keskustelun. Kun sekä tietokoneen että puhelimen näyttö on rauhoitettu, koko palaverin ajan on helpompi keskittyä pelkästään käsillä olevaan asiaan.
Pieni siivous näytöllä ei muuta itse palaverin sisältöä, mutta se voi tehdä osallistumisesta rauhallisempaa ja keskittyneempää. Kun ylimääräinen häly katoaa näytöltä, on helpompi olla läsnä koko keskustelun ajan alusta loppuun.
