Det er fristende å ringe opp en kollega uten videre forberedelse, særlig når saken virker enkel. Likevel ender slike samtaler ofte med å ta lengre tid enn nødvendig, fordi man underveis kommer på flere ting man egentlig burde ha nevnt. Å skrive ned tre korte punkter før man ringer, kan gjøre samtalen mer målrettet fra første sekund.
Punktene trenger ikke være lange eller detaljerte. Noen få stikkord er nok til å huske hva samtalen faktisk skal handle om. Det gir også en naturlig struktur å følge, slik at man ikke glemmer noe viktig etter at samtalen allerede er avsluttet og telefonen er lagt på.
Kortere samtaler med tydelig retning
Når begge parter vet omtrent hva samtalen skal handle om, blir det lettere å holde seg til saken. Det reduserer risikoen for at samtalen sklir ut i andre temaer, som kanskje er interessante, men som egentlig hører til en annen anledning.
Denne vanen kan også gjøre det lettere å avslutte samtalen naturlig. Når de tre punktene er gjennomgått, er det tydelig for begge at hovedformålet er oppnådd, i stedet for at samtalen fortsetter i det uvisse fordi ingen helt vet hva som gjenstår.
Denne vanen kan også gjøre det lettere å prioritere riktig, siden man tvinges til å velge ut det som faktisk haster mest, før telefonen løftes. Med tiden blir det nesten automatisk å tenke gjennom disse punktene, selv i en travel arbeidsdag med mange korte samtaler etter hverandre.
Tre korte punkter er derfor en liten investering som kan spare tid gjennom en hel arbeidsdag full av samtaler. Med litt forberedelse blir kommunikasjonen tydeligere for alle involverte, og både den som ringer og den som svarer, kan gå videre til neste oppgave uten unødvendig forsinkelse.
