Ein offenes E-Mail-Programm im Hintergrund lädt dazu ein, immer wieder kurz hineinzuschauen, auch wenn gerade an etwas anderem gearbeitet wird. Jeder dieser kurzen Blicke unterbricht die eigentliche Aufgabe, selbst wenn die Unterbrechung nur wenige Sekunden dauert. Über den Tag verteilt summiert sich diese Zeit, und die Konzentration leidet mehr, als viele vermuten. Feste Zeiten zum Lesen von E-Mails können diesem Muster entgegenwirken.
Statt das Postfach ständig geöffnet zu lassen, hilft es, zwei oder drei feste Zeitpunkte am Tag festzulegen, zu denen Nachrichten bewusst durchgesehen werden. Zwischen diesen Zeitpunkten bleibt das Programm geschlossen, sodass keine Versuchung besteht, kurz hineinzuschauen.
Weniger Unterbrechungen, mehr Ruhe
Diese Umstellung braucht oft ein wenig Gewöhnung, besonders wenn man es gewohnt ist, sofort auf neue Nachrichten zu reagieren. Mit der Zeit zeigt sich jedoch, dass die meisten Anliegen auch eine oder zwei Stunden später beantwortet werden können, ohne dass daraus ein Problem entsteht.
Feste Lesezeiten schaffen zudem größere, zusammenhängende Abschnitte für konzentriertes Arbeiten. Aufgaben, die volle Aufmerksamkeit erfordern, lassen sich in solchen ungestörten Blöcken deutlich leichter erledigen als in ständig unterbrochenen Phasen zwischen den Nachrichten.
Eine Ausnahme kann für wirklich dringende Anliegen gelten, die klar als solche gekennzeichnet sind. Für alles andere gilt jedoch, dass die festen Zeiten eingehalten werden sollten, damit sie ihre beruhigende Wirkung auf den restlichen Arbeitstag nicht verlieren.
Am Ende geht es nicht darum, weniger auf E-Mails zu antworten, sondern darum, den Tag bewusster zu strukturieren. Feste Zeiten für das Postfach können dabei helfen, den Kopf für die eigentliche Arbeit freizuhalten, statt ihn den ganzen Tag über zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen zu lassen.
